Article #6 :: Mail Merge Dengan Data Source Excel

Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi, kini mengirim suratpun menjadi lebih mudah. Tidak hanya mengirim surat, tetapi juga mencetak surat dengan tujuan banyak orangpun dapat dilakukan dengan mudah dan praktis. Kita tidak perlu lagi menulis satu persatu nama orang ataupun instansi yang akan kita tuju. Cukup dengan memanfaatkan salah satu fungsi dalam Microsoft Office Word, yaitu Mail Merge.

Nah, kali ini saya akan menjelaskan bagaimana cara melakukan Mail Merge dengan Data Source dari Excel. Mari kita simak langkah-langkahnya!

1. Buat dokumen yang ingin kita mail merge. Dalam contoh kali ini, saya akan membuat surat permohonan perijinan tempat uji kompetensi. Kosongi bagian yang ingin di isi dengan data mail merge.

2. Kali ini kita akan melakukan mail merge dengan data pada Excel. Yang pertama, kita akan isikan data pada excel terlebih dahulu. Isi data sesuai bagian dari dokumen yang masih kosong. Sebagai contoh, saya mengisikan data sebagai berikut. (jangan lupa untuk menyimpan data yang sudah kita buat ke dalam satu folder yang sama dengan dokumen yang akan kita mail merge.)

3. Setelah itu, kita kembali ke dokumen awal yang tadi kita buat. pilih mailing,lalu pilih letter.

4. Setelah itu klik select recipient, pilih use an existing list. Maka akan muncul kotak dialog select data source. Disitu kita tinggal memilih file mana yang akan kita jadikan sumber data untuk mail merge kita nanti. Cari data yang sudah kita buat di excel tadi yang sudah kita simpan di satu folder yang sama dengan dokumen awal. kalau sudah, klik open.

5. Akan muncul kotak dialog Select Table. Disitu kita akan diminta untuk memilih sheet mana yang akan kita jadikan sumber data mail merge kali ini. Karena dalam contoh saya hanya ada satu sheet,maka kita langsung klik OK.

6. Lalu kita klik mailing, lalu klik insert merge field. Disitu akan tertera nama field yang akan kita merge. Masukan tiap field sesuai dengan bagian yang ingin diisi dengan data mail merge

7. Kira-kira hasilnya akan seperti ini.

8. Setelah itu, tinggal kita preview result, jika sudah dianggap benar, maka kita tinggal finish & merge. Dan, mail merge dengan data source dari excel pun sudah jadi.

Nah, itu tadi tutorial mail merge dengan Excel. Tunggu postingan selanjutnya ya!